采购管理办法（试行）
第一章 总 则
第一条为了建立规范有序的采购运行机制，规范学院采购招标工作，提高学院采购资金的使用效益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、《政府采购非招标采购方式管理办法》和《山东省政府采购管理办法》等有关规定，结合我校实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称采购，是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等；本办法所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产物等；本法所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。本法所称服务，是指除货物和工程以外的其他采购对象。
第三条 学院各部门、单位使用财政性资金（含预算资金和预算外资金）以及自筹资金等办理的采购，适用于本办法。但法律、法规另有规定的，从其规定。
第四条 学院采购包括政府采购和自行采购。政府采购目录以内的或者采购限额标准以上的必须进行政府采购；使用非财政资金或不在政府采购目录以内且未达到采购限额标准的由学院自行采购。
第五条 学院采购工作应当遵循公开、公平、公正、高效和维护学院利益原则。
第六条 学院采购工作严格实行回避制度。在采购活动中，采购人员及相关人员与供应商有利害关系的，必须回避。
第七条 本办法所称“单位”是指校内申请采购和承担具体采购工作的各处室、院部及其他单位。所称“以下”包含本数，“以上”不包含本数。
第二章 组织机构和管理职责
第八条 学院成立由分管采购工作院领导为组长的采购工作领导小组。成员由党委（学院）办公室、纪委办公室（监察审计处）、工会、教务科研处、总务处、计划财务处、学生工作处（团委）、国有资产管理处等部门主要负责人组成。主要职责是：
（一）审查学院采购与招标工作的规章制度；
（二）管理和监督学院采购活动；
（叁）决定学院采购与招标工作中的重大事项；
（四）审定变更采购方式；
（五）审定学院“采购评标专家库”成员。
第九条国有资产管理处是学院负责各项采购与招标工作的执行机构。主要职责是：
（一）认真贯彻执行国家的有关法律、法规，制订和完善学院各项采购与招标的规章制度和具体实施办法；
（二）接受采购申请，审核采购项目的相关资料，确定采购方式；
（叁）负责政府采购项目的申报，按照要求参加采购活动，完成采购手续；
（四）组织权限内的竞争性谈判采购、单一来源采购和询价采购；
（五）组织招标文件和标底的编制，发布招标信息，接受投标报名；
（六）组织审查供应商资格，发售招标文件，组织开标、评标、定标；
（七）发出中标、成交通知书；
（八）组织采购合同的洽谈、会签合同；
（九）负责采购与招标有关文件资料的整理和归档；
（十）完成学院采购工作领导小组交办的其他工作。
第十条党委（学院）办公室、教务科研处、总务处、学生工作处（团委）、国有资产管理处、现代教育技术中心、图书馆等是学院政府采购项目单位。
主要职责是：
（一）根据采购项目的性质，做好采购论证和政府采购申请；
（二）负责采购项目审核。提交院长办公会议研究的政府采购材料；
（叁）负责确定采购中的技术参数和招标技术释疑；
（四）选派人员参与政府采购招标；
（五）参加采购项目合同的洽谈，拟订、签订合同文本，并负责合同履行；
（六）负责组织、参与采购项目的验收工作；
（七）负责联络供应商做好合同规定的售后服务及相应工作。
第十一条 各使用单位为货物、工程和服务的使用人，是学院自行采购项目单位。主要职责是：
（一）申报、落实采购预算；
（二）做好采购的可行性研究和材料准备工作；
（叁）申报采购内容及相关技术参数；
（四）负责自行采购的采购申请，
（五）负责权限范围内的自行采购；
（六）会签政府采购合同，配合合同履行；按照采购合同对采购项目进行初验；
（七）办理所购固定资产的入库、入账；
（八）办理采购付款手续；
（九）配合其他部门有关采购工作。
第三章 采购预算
第十二条 国有资产管理处根据日照市要求确定下一年度的采购项目和采购时间，全面、详细编制下一年度采购预算。政府采购预算由计划财务处报日照市财政局批准。
第十叁条严格按照经批准的预算执行，依法依程序实施采购。经批准的预算原则上不得调整；确实需要调整的，项目单位应向国有资产管理处提交采购调整申请书，依照采购预算流程重新审批和采购申报。
政府采购预算应当在当年11月底前执行并签订政府采购合同；属于追加预算的，应当在追加预算后3个月内执行并签订政府采购合同。
第十四条使用单位申请未列入当年度学院财务支出预算的采购项目，符合下列条件之一的方可组织采购：
（一）具有临时性、突发性，在编制预算时无法提前预见；
（二）为完成上级部门安排或学院下达的工作任务必须采购；
（叁）学院决定，同意从学院预算外经费列支。
第四章 采购方式
第十五条学院采购采用以下方式：
（一）公开招标；
（二）邀请招标；
（叁）竞争性谈判；
（四）单一来源采购；
（五）询价；
（六）政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。
第十六条公开招标是指以招标公告方式邀请不特定供应商投标的采购方式。采用公开招标方式的数额标准按日照市财政局所公布的当年政府采购目录及标准执行。
各单位不得将应当以公开招标方式采购的项目化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购。
第十七条邀请招标是指学院以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。属于下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购。
（一）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；
（二）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。
第十八条竞争性谈判是指谈判小组与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。属于下列情形之一的，可以采用竞争性谈判采购方式。
（一）招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；
（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
（叁）非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。
（四）因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。
第十九条单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。属于下列情形之一的，可以采取单一来源采购方式。
（一）只能从唯一供应商处采购的；
（二）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；
（叁）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同金额百分之十的。
第二十条 询价是指询价小组向符合资格条件的供应商发出采购货物询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，采购人从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。主要用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。
第五章 采购程序
第二十一条 采购项目经审批后进入采购程序，项目审批权限如下：
（一）预算内切块经费项目，预算额10万元以下的项目使用单位有关会议研究后，主要负责人签批，计划财务处审核；预算额10万元以上的项目经由计划财务处和相关业务主管单位审核后，由项目单位分管院领导审批。
（二）预算内专项经费项目：预算额10万元以下的项目由项目单位分管院领导审批；10万元以上的项目学院院长办公会议研究后分管院领导签批。
（叁）预算外项目，按照预算外规定签批。
第二十二条 项目单位需向国有资产管理处提出书面申请。材料包括：
（一）项目审批表；
（二）采购申请表。包含采购货物、工程和服务所需的全部技术指标及要求，所提供的参数不应含有排他性、歧视性条款。
（叁）论证材料：采购预算额10万元以上的项目，提交项目采购论证材料，阐明采购项目必要性、合理性及项目预期效益。采购涉及政府主管部门审批的，要有相关论证。
第二十叁条国有资产管理处接收采购申请，并确认采购方式。属于政府采购项目的，国有资产管理处根据项目单位提供的采购材料向日照市财政局申请采购方式，特殊要求需变更采购类型或方式的应先经学院采购工作领导小组同意；属于自行采购的，由国有资产管理处向学院申请采购方式。
第二十四条采购过程中的采购方式、采购代表等重要事项需经分管采购工作院领导审批。
第二十五条政府采购项目，由国有资产管理处和政府采购项目单位按政府采购工作程序共同完成。
第二十六条 自行采购项目必须按照确认的采购方式，严格按照规定的程序和要求进行采购。项目预算额在1万元以下的由使用单位承办；1万元以上日照市规定的自行采购限额以内的，由国有资产管理处承办；超过自行采购限额的，由学院采购工作领导小组研究确定承办单位。
第二十七条购置国家规定控制购买的商品，各项目单位必须书面提出申请，由国有资产管理处进行审核，报政府相关主管部门审批后方可采购。
涉及改造工程、购置大功率仪器设备等项目，需总务处、保卫处进行相应审查，通过后方可组织采购。
第六章 采购合同
第二十八条项目合同成交额在1万元以下的，由使用单位审签；1万元以上的，经使用单位、业务主管单位、国有资产管理处、计划财务处、纪委办公室（监察审计）部门共同审核后，报分管采购工作院领导审批。
第二十九条采购合同审批后由学院采购代表与供应商签订；政府采购合同在签订之日起7个工作日内，报日照市财政局备案。
第叁十条项目单位按照合同内容履行学院义务；配合供应商履行义务，并监督合同执行情况。
第叁十一条采购合同履行过程中，需要追加与合同标的相同的货物、工程和服务的，在已追加采购预算和不改变合同其他条款的前提下，可以与中标(成交)供应商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的10%。
第七章 验收与付款
第叁十二条学院在供应商履行完合同义务之日起7个工作日内，对合同履行情况进行验收；大型或者复杂的政府采购项目，应当聘请国家认可的质量检测机构参加验收。
第三十三条 20万元以下合同由项目单位组织验收，20万元以上合同由国有资产管理处牵头组织验收小组进行验收。参加招标评审的学院代表应当回避
无正当理由的，因延迟验收造成不良后果的，由相关经办人和项目负责人承担责任；
第叁十四条验收报告书（验收单）经国有资产管理处审核后，使用单位应及时办理资产入库手续。因未及时入库造成资产安全问题由相关责任人承担责任。
第叁十五条采购付款方式：合同签订前，中标供应商的投标保证金自动转为履约保证金；合同签订后，无息退还履约保证金；货物、工程或服务验收合格后，支付合同价款的90%，其余10%直接转为质量保证金，质保满按程序无息退还质量保证金。无质保期的合同，原则上在验收合格后支付全部合同价款。购买固定资产需要先办理入库手续，然后办理付款。
特殊情况经计划财务处、国有资产管理处确认后可酌情调整付款方式。
第八章 采购后续管理
第叁十六条采购预算额10万元以上的项目，由国有资产管理处组织，按照论证报告进行项目复核验收。
验收不合格项目，根据问题原因对相应负责人进行追责。
第叁十七条国有资产管理处、项目单位要对供应商和采购代理人进行评价，建立供应商、采购代理人诚信档案。
第叁十八条学院采购档案由国有资产管理处负责收集、整理归档后，按年移交学院档案室留存备查。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存15年。
第叁十九条档案使用者应对采购档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。除法律另有规定外，未经批准，不得擅自查阅、复印或出借学院采购档案。
第四十条保管期满的采购档案，按照档案主管部门及档案法规规定程序和手续处理。
第九章 采购的监督与纪律
第四十一条学院采购接受政府采购监督管理部门的指导和监督。
第四十二条纪委办公室（监察审计处）会同有关部门对学院采购活动进行监督检查，受理有关学院采购的质疑投诉。监督检查的主要内容为：
（一）有关学院采购的法律、法规和政策的执行情况；
（二）学院采购项目的预算执行情况；
（叁）学院采购的采购标准、采购方式和采购程序的执行情况；
（四）学院采购合同的履行情况及采购项目核查。
（五）其他应当监督检查的内容。
第四十叁条国有资产管理处与项目单位、使用单位有下列情形之一的，由学院责令改正，并给予警告；对责任人员，由学院给予行政处分。
（一）擅自采购的；
（二）擅自提高采购标准的；
（叁）采购程序不符合相应采购方式要求的；
（四）采取拆分采购项目等方式规避采购要求的；
（五）泄露评审情况以及评审过程中获悉的国家秘密、商业秘密的；
（六）其他严重违反采购规定的行为。
第四十四条采购、验收工作人员徇私舞弊、以权谋私、玩忽职守的以及违法干预采购活动的其他人员，由学院给予相应的党纪、政纪处分。情节严重涉嫌犯罪的，依据国家有关法律进行处理。
第十章 附 则
第四十五条本办法未尽事宜，按有关法律法规执行。
第四十六条本办法由国有资产管理处负责解释。
第四十七条本办法自公布之日起施行。学院此前有关规定与本办法相抵触的，以本办法为准。
